ПОРЯДОК РОЗГЛЯДУ ПИСЬМОВИХ ЗВЕРНЕНЬ

Дата: 09.08.2019 12:08

Кількість переглядів: 1983

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження

селищного голови

21 грудня 2018 № 88-о

ПОРЯ Д О К

розгляду письмових звернень громадян

в Олександрівській селищній раді

І. Загальні положення

1. Цей Порядок розроблено відповідно до законів України «Про звернення громадян», постанов Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян» (із змінами), від 24 червня 2009 року № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (із змінами).

2. Порядок встановлює єдиний для Олександрівської селищної ради (далі – селищна рада) та її структурних підрозділів порядок прийому, обліку, реєстрації і розгляду письмових звернень громадян, у тому числі електронних, та контролю за дотриманням термінів їх розгляду, виконанням доручень керівних працівників селищної ради та власних зобов’язань виконавців стосовно розв’язання порушених у цих зверненнях питань, наданням письмових відповідей заявникам.

3. Реєстрація, облік та контроль за розглядом письмових звернень громадян, адресованих селищній раді, здійснюється управлінням діловодства, контролю та звернення громадян селищної ради відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року

№ 55.

4. Цей Порядок не поширюється на розгляд викладених в письмовій формі звернень громадян, встановлений кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Кодексом адміністративного судочинства України, законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про доступ до судових рішень», «Про запобігання корупції», «Про виконавче провадження». Звернення вкладників до Фонду гарантування вкладів фізичних осіб щодо виплати Фондом відшкодування в межах гарантованої суми розглядаються в порядку, встановленому законодавством про систему гарантування вкладів фізичних осіб.

ІІ. Прийом, облік та реєстрація письмових звернень громадян

1. Письмові звернення громадян, що надіслані поштою або надійшли через органи влади вищого рівня, засоби масової інформації, від інших органів, установ, організацій, приймаються управлінням діловодства, контролю та звернення громадян (далі управління) та згідно з журналом обліку запитів на публічну інформацію та звернень громадян, які не підлягають реєстрації, передаються у день їх надходження до виконавця .

2. Письмові звернення, передані громадянами особисто або через уповноважених осіб, чиї повноваження оформлені у встановленому законом порядку, а також електронні звернення приймаються працівниками управління, на яких покладені відповідні обов’язки.

3. Звернення приймаються у робочі дні з 8.00 до 12.00 та з 13.00 до 17.00 (у п’ятницю – до 16.00) у Громадській приймальні селищної ради, розташованій за адресою: вулиця Центральна, будинок 15А, смт Олександрівка, 84000.

4. Не розглядаються звернення громадян, оформлені без дотримання вимог Закону України «Про звернення громадян». Вказане рішення приймає начальник управління, про що письмово повідомляється громадянинові.

5. Оформлені належним чином і подані у встановленому порядку письмові звернення централізовано реєструються у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, класифікуються за характеристикою звернень і основними питаннями.

6. Письмові звернення, надіслані на адресу управління, розглядаються його начальником у межах наданих йому повноважень та згідно з компетенцією управління у відповідності до вимог статей 5, 7, 8, 17 Закону України «Про звернення громадян».

7. На вимогу громадянина, який подав звернення до селищної ради, на першому аркуші копії звернення (у разі її наявності) проставляється реєстраційний штамп, дата надходження та реєстраційний індекс звернення. Вказаний документ з позначкою «КОПІЯ» повертається громадянинові.

8. На письмовому зверненні, переданому громадянином особисто або через уповноважену ним особу, поруч з реєстраційним штампом робиться позначка «ПЕРЕДАНО ОСОБИСТО» або «ПЕРЕДАНО ЧЕРЕЗ УПОВНОВАЖЕНУ ОСОБУ».

9. На першому аркуші письмового звернення та на реєстраційно-контрольній картці робиться позначка «ПОВТОРНО» (у разі, якщо звернення надійшло повторно) та «КОНТРОЛЬ», коли необхідно повідомити іншу організацію або отримати інформацію від виконавців стосовно вжитих заходів.

ІІІ. Розгляд звернень керівними працівниками селищної ради

1. Письмові звернення, в яких порушені питання, що належать до повноважень селищної ради, передаються управлінням на розгляд керівним працівникам селищної ради, до компетенції яких належить їх вирішення згідно з розподілом обов’язків.

2. Особисто селищним головою розглядаються письмові звернення:

1) Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю Другої світової війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня»;

2) направлені на розгляд до селищної ради за дорученнями голови Донецької облдержадміністрації, Президента України та Прем’єр-міністра України;

3) про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування;

4) про запис на особистий прийом до селищного голови (з метою визначення доцільності особистого втручання);

5) від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання (повторні), якщо вказане звернення вирішено по суті під час розгляду попереднього звернення (за поданням селищного голови, який його розглядав з метою припинення подальшого розгляду такого звернення).

3. Письмові звернення та реєстраційно-контрольні картки приймають на розгляд керівні працівники селищної ради та у дводенний строк повертають разом з відповідними дорученнями до управління, про що на зворотному боці карток робиться відповідний запис.

4. Керівні працівники селищної ради при розгляді звернень громадян зобов’язані об’єктивно, всебічно і вчасно перевіряти заяви і скарги, не допускаючи безпідставної передачі їх для розгляду іншим органам.

5. У разі необхідності, керівні працівники селищної ради можуть брати звернення на власний контроль, визначати терміни виконання, організовувати комісійний розгляд, виїзд на місце, надавати письмові доручення виконавцям, до компетенції яких входить вирішення порушених питань, залучати до розгляду керівників підприємств, організацій, установ району, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, у тому числі прокуратури, юстиції, Національної поліції.

6. Кожний громадянин має право на своє прохання бути запрошеним на засідання комісії селищної ради з розгляду звернень громадян стосовно порушених ним у заявах чи скаргах питань або отримати мотивовану відповідь про обмеження його доступу до відповідної інформації, а також інші права, передбачені статтею 18 Закону України «Про звернення громадян».

7. На підставі статті 20 Закону України «Про звернення громадян» посадовими особами селищної ради встановлюються наступні строки розгляду звернень громадян, про що повідомляється особі, яка подала звернення:

невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня отримання, якщо вирішення питання не потребує додаткового вивчення;

не більше одного місяця (30 днів) від дня їх надходження;

до 45 днів, якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання було неможливо.

ІV. Контроль за дотриманням строків, виконанням

доручень та зобов’язань щодо розгляду звернень громадян

1. Безпосередній контроль за дотриманням строків розгляду звернень громадян здійснює управління на підставі отриманих від виконавців відповідей та автоматизованого банку реєстраційних даних.

2. Звернення, на які надаються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозицій, заяв і скарг.

3. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають ті посадові особи селищної ради, які приймали рішення про постановку на контроль. В цьому випадку їм для розгляду надається весь пакет документів за кожним конкретним зверненням для вирішення питання про зняття з контролю. У випадку подовження терміну розгляду звернень громадян – інформація передається вказаній особі для ознайомлення, погодження продовження терміну та/або надання додаткового доручення, копія якого направляється виконавцю.

4. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається в управлінні. Кожна контрольна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становить у справі самостійну групу. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів, вони підшиваються до даної групи документів. Забороняється підшивати до справ невирішені пропозиції, заяви, скарги, зберігати і формувати справи у виконавців.

5. За дорученнями керівних працівників селищної ради проводяться комісійні обстеження на місці достовірності наданих місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, структурними підрозділами селищної ради інформацій щодо розгляду окремих звернень громадян, які перебували на контролі.

V. Підготовка та надання письмових відповідей заявникам

1. Виконавці за зверненнями громадян зобов’язані письмово повідомляти громадянина про результати перевірки його письмового звернення і суть прийнятого рішення, а у разі визнання заяви чи скарги необґрунтованою - повинні роз’яснити порядок оскарження прийнятого рішення.

2. Якщо розгляд звернення покладено на декількох виконавців, то перший з них повинен підготувати згідно з резолюцією керівного працівника селищної ради узагальнену відповідь або її проект заявнику та проект інформації органу влади вищого рівня, яким встановлено контроль за зверненням. При цьому інші виконавці в обов’язковому порядку за три дні до настання контрольного терміну надають свою інформацію для опрацювання першому виконавцю, про що інформують селищну раду.

3. Відповідь за результатами розгляду заяв (клопотань) з питань, що належать до компетенції селищної ради надається за підписом того керівного працівника селищної ради, який розглядав звернення, чи особи, яка виконує його обов’язки, або за їх дорученням за підписом керівників структурних підрозділів селищної ради, та інших органів, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань.

4. Своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмових відповідей заявникам забезпечують виконавці, визначені згідно з резолюціями керівних працівників селищної ради. Контроль за підготовкою інформацій про розгляд звернень громадян органам влади вищого рівня та відповідей на них заявникам, здійснюють керівні працівники селищної ради.

5. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, повинні бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа селищної ради, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне і реальне виконання прийнятого рішення, а у разі визнання скарги обґрунтованою – негайно, в межах повноважень, вжити заходів щодо поновлення порушених прав чи інтересів громадян.

6. Звернення в селищній раді вважаються вирішеними, якщо порушені в них питання розглянуті, по ним вжиті всі можливі заходи і заявникам надані вичерпні відповіді.

7. Підписані керівними працівниками селищної ради інформації органам влади вищого рівня щодо розгляду звернень громадян та відповіді заявникам передаються до управління у встановлені терміни для реєстрації і подальшого відправлення по реєстру через управління діловодства, контролю та звернення громадян селищної ради.

9. Одночасно з наданням відповідей заявникам виконавці направляють на електронну адресу селищної ради (office@oleks-rada.gov.ua ) їх скановані версії у форматі *.pdf, з обов’язковою назвою файлу: «L-ХХХ--ZZ» (індивідуальний реєстраційний індекс – початкова літера прізвища заявника «L» (при надходженні колективного звернення, індекс починається з з «КО», при надходженні анонімного – з «БП», порядковий номер звернення – «ХХХ», форма надходження звернення – «ZZ»).